Wie können wir helfen?

Erste Schritte

Nach der Freigabe erhalten Sie Ihre persönliche Portaladresse und die Zugangsdaten per E-Mail. Beim ersten Login werden Sie zur Einrichtung der Mehrfaktor-Authentifizierung geführt.

1. Melden Sie sich über Ihre persönliche Docu-IT-Portaladresse an.
2. Richten Sie MFA mit einer Authenticator-App ein und bewahren Sie den Wiederherstellungscode sicher auf.
3. Legen Sie den ersten Standort an.
4. Erfassen Sie Geräte, Netzwerke, Software und laufende Verträge.

Aufbau und Standorte

Ein Docu-IT-Zugang bildet eine Organisation ab. Darunter liegen Standorte und – im MSP-Tarif – Endkunden. Geräte, Netzwerke, Software und Abos können einem Standort und gegebenenfalls einem Endkunden zugeordnet werden.

Standort anlegen

Wählen Sie in der Standortleiste Neuer Standort. Erfassen Sie Name, Code und bei Bedarf Adresse, PLZ, Ort und Land. Der Standortfilter bestimmt anschliessend, welche Einträge in den Fachbereichen sichtbar sind.

Gesamtansicht verwenden

Mit Alle Standorte sehen Sie die gesamte Umgebung. Diese Ansicht eignet sich für Suche, Reporting und übergreifende Kontrollen.

Geräte dokumentieren

Im Bereich Geräte verwalten Sie Server, Clients, Switches, Firewalls, Drucker, Access Points und weitere Hardware.

Gerät erfassen

1. Öffnen Sie Geräte und wählen Sie Neues Gerät.
2. Geben Sie mindestens einen eindeutigen Gerätenamen an.
3. Ergänzen Sie Typ, Hersteller, Modell, IP- und MAC-Adresse, Seriennummer und Inventar-Tag.
4. Ordnen Sie Standort, Netzwerk und gegebenenfalls Endkunde zu.

Für dynamisch vergebene Adressen kann das IP-Feld leer bleiben oder mit dhcp befüllt werden. Mehrere Geräte lassen sich auswählen und gemeinsam bearbeiten oder archivieren.

Netzwerke verwalten

Netzwerke beschreiben die logische Struktur eines Standorts. Erfassen Sie einen verständlichen Namen sowie – soweit vorhanden – CIDR/Subnetz, VLAN, Gateway, DNS und Hinweise.

Beim Bearbeiten eines Geräts kann es einem Netzwerk zugeordnet werden. Die Netzwerkübersicht zeigt dadurch, welche Geräte zum jeweiligen Netz gehören.

Software und Abos

Software

Dokumentieren Sie Name, Version, Hersteller, Lizenzangaben, Standort und Notizen. Sensible Lizenzinformationen sollten nur Benutzern zugänglich gemacht werden, die sie tatsächlich benötigen.

Abos und Laufzeiten

Hier erfassen Sie Software-Abos, Zertifikate, Domains, Cloud-Dienste, Wartungsverträge und andere wiederkehrende Leistungen. Hinterlegen Sie Anbieter, Kategorie, Menge, Kosten, Währung, Abrechnungszyklus, Verlängerungsdatum und Kündigungsfrist.

Die Übersicht hilft, bevorstehende Verlängerungen und laufende Kosten rechtzeitig zu erkennen.

Suche, Archiv und Logs

Globale Suche

Die Suchleiste durchsucht Geräte, IP-Adressen, Standorte, Software und Abos. Ein Treffer führt direkt zum zugehörigen Eintrag.

Archiv

Gelöschte Fachobjekte werden in der Regel zunächst archiviert. So bleiben historische Informationen nachvollziehbar und können bei Bedarf wiederhergestellt werden.

Aktivitätsprotokoll

Unter Logs sehen berechtigte Benutzer Änderungen mit Zeitpunkt, Benutzer und betroffenem Bereich.

Import, Export und Reporting

CSV-Import

Business- und MSP-Tarife können bestehende CSV-Listen importieren. Wählen Sie den Datentyp, laden Sie die Datei hoch und kontrollieren Sie die automatisch vorgeschlagene Spaltenzuordnung vor dem Import.

Unterstützt werden Standorte, Geräte, Netzwerke, Software und Abos. Pflichtfelder sowie Tariflimits werden vor dem Schreiben geprüft.

Export und Reporting

Exportieren Sie Stammdaten als CSV oder nutzen Sie die Berichte für Geräte-, Label- und IP-Adresslisten. Reporting und Export sind tarifabhängig.

Benutzer und Sicherheit

Rollen

• Owner: Hauptverantwortlicher des Zugangs.
• Admin: kann Benutzer und Einstellungen verwalten.
• Benutzer: regulärer Portalzugang.

Neue Benutzer erhalten ein Initialpasswort per E-Mail und richten beim ersten Login MFA ein. Administratoren können den Zugang deaktivieren oder MFA zurücksetzen.

IP-Beschränkung

Optional können Logins auf feste externe IP-Adressen oder CIDR-Netze begrenzt werden. Aktivieren Sie diese Funktion erst, nachdem Sie die öffentliche Adresse des vorgesehenen Zugangs geprüft haben.

Sitzungsdauer

Inaktive Sitzungen werden automatisch beendet. Die erlaubte Dauer kann innerhalb der vorgegebenen Sicherheitsgrenzen konfiguriert werden.

Tarife und Limits

Der aktuelle Verbrauch wird im Dashboard den enthaltenen Mengen gegenübergestellt. Starter bleibt innerhalb seiner Grenzen dauerhaft kostenlos und unterstützt keine kostenpflichtigen Zusatzmengen.

• Basic: für kleine interne IT-Umgebungen.
• Business: höhere Limits sowie Reporting und Exporte.
• MSP: zusätzliche Mandanten- und Endkundenverwaltung.

Die jeweils gültigen Preise, Limits und Zusatzkosten finden Sie auf der öffentlichen Preisübersicht. Der dortige Rechner empfiehlt anhand Ihrer Mengen den günstigsten passenden Tarif.

Häufige Fragen